Le cadre « Type d’introduction » permet de spécifier s’il s’agit d’une nouvelle demande VatRefund ou de la correction d’une demande VatRefund introduite préalablement via Intervat. Dans ce cas, la référence de la demande globale initiale à corriger doit être fournie. Il s’agit ici de la référence fournie par STIRint.
Le cadre « Requérant » contient les informations relatives au demandeur du/des remboursement(s) VATRefund. Le n° de TVA est obligatoire. Par défaut, Intervat propose les nom et adresse correspondants à ce n° TVA. L’utilisateur peut modifier ces données.
Sur base du n° TVA, les domaines d’activités connus du demandeur sont également affichés, sous forme de codes NACE avec leur description. Ici également l’utilisateur a la possibilité de modifier les domaines activités montrés par défaut (modification, ajout, suppression). Chaque fois qu’un code NACE est sélectionné, la description correspondante est affichée.
L’utilisateur doit aussi entrer l’adresse e-mail du requérant (obligatoire).
Enfin, l’utilisateur peut entrer son prorata. Il s’agit d’un champ facultatif et, si aucune valeur n’est donnée, il est supposé que le prorata de l’assujetti est de 100%. Les valeurs autorisées pour le prorata à l’écran sont les entiers de 1 à 100 compris. La valeur 0 est refusée car cela ne donnerait lieu à aucun remboursement.
Le cadre « Période » indique la période couverte par la demande globale VATRefund. Il peut s’agir d’un ou plusieurs trimestres d’une même année, ou d’une année complète.
Certains Etats membres de remboursement exigent une déclaration spéciale annuelle pour obtenir le remboursement d’un montant entre 50 et 400 euros ainsi que pour l’oubli de déclaration d’un montant dans un trimestre précédent. Pour ce faire, il faut sélectionner l’année seulement sans cocher de trimestre.
Le cadre « Données bancaires pour les remboursements » est relatif au compte bancaire sur lequel sera effectué les remboursements. Le compte bancaire est défini par les informations suivantes : n° BIC, n° IBAN, sa devise. Il faut également préciser si le titulaire du compte est le mandataire ou le requérant, ainsi que son nom. Le compte est défini au niveau de la demande globale. Il n’est pas possible de préciser un compte spécifique pour une demande particulière (c’est-à-dire par Etat Membre de remboursement).
Le cadre « Mandataire » reprend les informations relatives au mandataire de l’envoi VATRefund. L’option « Pas de mandataire » permet de préciser qu’il n’y a pas de mandataire pour cette demande. Sinon, un mandataire peut être identifié par un n° TVA belge ou étranger, un n° TIN ou un autre identifiant. Si l’option « autre identifiant » est choisie, il faut donner le type d’identifiant, ainsi que l’identifiant-même. Si un n° de TVA belge est donné, Intervat propose par défaut les nom et adresse correspondants. L’utilisateur a toutefois la possibilité de modifier ces données. Si le mandataire n’est pas identifié par un n° de TVA belge, l’introduction de ces données par l’utilisateur est obligatoire. Une adresse e-mail doit également être fournie.