Dit scherm wordt getoond bij het toevoegen van een nieuw document of wanneer men de gegevens van een bestaand document wenst aan te passen. In dit laatste geval, is het scherm vooringevuld met de gegevens van het te wijzigen document.
Dit scherm is samengesteld uit volgende gegevens :
· Een herhaling van de betrokken lidstaat van terugbetaling en van het documenttype (aankoop of invoer).
· Het kader “Document” laat toe om de referentie en de datum van het invoer- of aankoopdocument weer te geven.
o Indien het een invoerdocument betreft, moet men daarenboven specificeren of de referentie een MRN is of een ander referentietype.
o Indien het gaat om een aankoop, moet gepreciseerd worden of het al dan niet gaat om een vereenvoudigde factuur. Een tekst die het verschil beschrijft, wordt getoond in een informatie-ballonetje.
· Het kader “Leverancier” bevat de inlichtingen m.b.t. de leverancier van de goederen of diensten die het voorwerp uitmaken van de aanvraag om terugbetaling VATRefund : naam, adres, postcode, gemeente en land. Het moet gaan om een Europees land indien het gaat om een aankoop, een niet-Europees land indien het gaat om invoer. Indien het gaat om een aankoop moet daarenboven de identificatie aangeduid worden. Dit kan een btw-nummer zijn of een andere identificatie (enkel voor Duitsland) of de mogelijkheid dat de leverancier geen identificatie heeft.
· Het kader “Goederen en diensten” beschrijft de goederen of de diensten die het voorwerp uitmaken van het document van terugbetaling. Deze moeten gekozen worden uit een rolmenu dat enkel de codes/subcodes bevatten die deel uitmaken van de voorkeuren van de lidstaat van terugbetaling. In deze lijst wordt naast de code en de subcode ook de beschrijving van elk van deze goederen en diensten getoond.
o Indien de gekozen code “10” is zonder subcode, kan een letterlijke beschrijving worden ingevuld samen met de aanduiding van de taal waarin die beschrijving is gebeurd.
o Er kunnen meerdere types van goederen en diensten per document worden gekozen.
· Het kader “Transactie en aftrek” herneemt de bedragen van het invoer- of aankoopdocument.
o De gebruiker vermeldt de maatstaf van heffing en het bedrag van in rekening gebrachte btw alsook de gebruikte munteenheid.
o Het prorata dat werd ingevuld in het tabblad “Algemene inlichtingen” wordt hier ter informatieve titel herhaald.
o Het aftrekbare btw-bedrag wordt door INTERVAT als volgt berekend :
Aftrekbare btw-bedrag = prorata * bedrag in rekening gebrachte btw
Indien het prorata niet werd ingevuld, wordt aangenomen dat het volledige btw-bedrag aftrekbaar is (100 %). De berekende waarde wordt getoond en kan niet gewijzigd worden door de gebruiker.
Een knop “Specifieke gegevens voor dit land” laat toe om vanaf dit scherm de voorkeuren van de lidstaat van terugbetaling te visualiseren. Indien een bepaalde lidstaat geen voorkeuren heeft gedefinieerd, zal een pop-up verschijnen dat er geen voorkeuren zijn.
De voorkeuren zijn :
· De munteenheid voor de bedragen
· De ta(a)l(en) waarin de beschrijving voor de goederen of diensten met code “10” mogen worden weergegeven.
· De drempelwaarde vanaf wanneer een kopie van de factuur is vereist.
· De lijst van de codes van de goederen en de diensten, met hun beschrijving.