Kenmerken / functionaliteiten gemeenschappelijk voor alle modules

Hoe kan ik zeker zijn dat mijn ingediende btw-document ontvangen is door de FOD Financiën?

U mag er zeker van zijn dat de Administratie uw btw-document heeft ontvangen wanneer een elektronische ontvangstmelding wordt teruggestuurd naar uw PC. Deze ontvangstmelding, die de digitale handtekening draagt van de FOD Financiën, moet op de PC of een ander elektronisch medium bewaard worden als bewijs van de verzending. Deze kan ook worden afgedrukt.

Let wel op : enkel de pdf-versie van de ontvangstmelding kan dienen als bewijs van ontvangst van het document. De XML-versie draagt immers geen digitale handtekening.

U kan ook via "consultatie" nagaan welke documenten door u elektronisch werden ingediend en door de FOD Financiën werden ontvangen.

Hoe ga ik te werk als ik meerdere btw-documenten wil indienen?

U kan ervoor kiezen om verschillende documenten gewoon na mekaar elektronisch door te sturen, door de documenten één na één in te vullen, te tekenen en te verzenden. U heeft echter ook de mogelijkheid om een groot aantal documenten (tot 999 documenten) in éénmaal door te sturen via een XML-bestand. Deze mogelijkheid kiest u via de knop "aangifte(n) via XML-bestand". U maakt dit bestand op zoals gedefinieerd in het "XSD-schema".

Kan ik de benaming en het adres dat automatisch door Intervat wordt ingevuld, nog wijzigen?

De benaming en het adres gekoppeld aan het btw-identificatienummer worden automatisch ingevuld en opgenomen op de ontvangstmelding. In geval het adres gewijzigd is, kan u dit aanpassen en zal het gewijzigde adres op de ontvangstmelding voorkomen.

Kan ik gedurende onbeperkte tijd ingelogd blijven in de toepassing?

Zolang u actief in de toepassing werkt, blijft u ook ingelogd. Indien u echter gedurende een langere tijd (vanaf ongeveer 15 minuten) niet werkt in de toepassing, maar u laat ze wel open staan, zal er een time-out optreden. Dit houdt in dat u de gegevens die u nog niet heeft bewaard, ook zal verliezen. Er wordt u dan ook sterk aangeraden om uw gegevens regelmatig op te slaan en zeker wanneer u gedurende langere tijd de toepassing niet actief gebruikt. Om uw gegevens te bewaren klikt u op "Opslaan", dat u vindt onder het luik "Manuele aangifte", links op het scherm.

Bestaat de mogelijkheid om gecomprimeerde bestanden (type zip files) op te sturen?

Ja, u heeft de mogelijkheid om gecomprimeerde bestanden op te sturen, op voorwaarde dat dit bestand een correct XML-bestand bevat.

Hoe ga ik over tot het verzenden van een btw-document?

Indien het betreffende document is ingevuld kan u dit verzenden, door in het vak "datum en handtekening", de datum en uw naam in te vullen, en dan te klikken op "verzenden". Indien er nog fouten in het ingevulde btw-document voorkomen, zal u gevraagd worden om deze eerst te verbeteren. Naargelang de fout krijgt deze de code "W" van "Warning" of "R" van "Reject". In het geval van een "Warning" kan u toch overgaan tot verzenden, indien u zeker bent dat de door u ingevulde gegevens correct zijn. Nadien klikt u naargelang het document op "bevestigen" of "verzenden". Enkele seconden later krijgt u een ontvangstmelding teruggestuurd zodat u er zeker kan van zijn dat uw document werd ontvangen door de FOD FINANCIEN.

Bij het openen van de ontvangstmelding in pdf-formaat krijg ik een boodschap dat de geldigheid van de auteur niet is bevestigd?

U krijgt inderdaad de melding dat de geldigheid van de auteur niet is bevestigd. Dit is normaal aangezien het rootcertificaat "GlobalSign Root CA" nog niet geïmporteerd werd. U kan deze handtekening aanvaarden in Acrobat Reader; men moet deze procedure slechts éénmaal doorlopen en automatisch wordt dan voor alle ontvangstmeldingen van Intervat de geldigheid van de auteur(FOD FINANCIEN) bevestigd.

Wat moet ik doen als ik de foutcode 501 krijg, zijnde "CAPICOM is niet correct geïnstalleerd."

De module "CAPICOM" wordt gebruikt voor het controleren van digitale handtekeningen en het berekenen van gegevens. Indien deze module niet op uw pc is voorzien, zal deze automatisch geïnstalleerd worden op voorwaarde dat uw beveiligingsinstellingen dit toelaten.
Ondervindt u problemen met deze "CAPICOM" module, dan vindt u hier een wegwijzer om dit op te lossen:

· Nota i.v.m. configuratie en mogelijke oplossingen

Wat doe ik met de bijlagen die ik bij mijn btw-document wens te voegen?

Intervat voorziet de mogelijkheid om elektronisch bijlagen toe te voegen bij alle modules. De toegelaten formaten zijn pdf, tiff of jpeg en de grootte van het bestand mag maximaal 5 MB zijn. Daarom wordt aangeraden om de documenten te scannen in zwart/wit en de resolutie te beperken tot 200dpi.

Ik heb mijn document verzonden, maar heb geen ontvangstbevestiging ontvangen?

Als u geen ontvangstbevestiging mocht ontvangen, is uw btw-document niet ingediend. Indien u twijfelt, kan u via "consultatie" steeds nagaan of het document al dan niet correct werd ingediend. Indien u daar eveneens geen ontvangstbevestiging terugvindt, dan zal u het document opnieuw moeten verzenden. Indien het document door de Administratie werd ontvangen, kan u via "consultatie" de pdf van de ontvangstbevestiging downloaden.

Ik vind mijn document terug in consultatie maar met een statuut "Wait signature"?

Het statuut "wait signature" wil zeggen dat uw document wel werd verzonden maar niet ondertekend. Dit kan zich o.a. voordoen indien er technische problemen zijn op het moment dat u het document wil verzenden. Dit wil zeggen dat uw btw-document niet werd ingediend. U vindt dan ook geen ontvangstbevestiging terug. U kan vanuit "consultatie" toch nog overgaan tot de ondertekening van het document in kwestie door te klikken op $images\faq_gem_papier_pen.gif$ en de ondertekeningsprocedure te beëindigen.

Een tweede mogelijkheid bestaat erin dat u het zip-bestand opslaat op de pc om het nadien via "manuele aangifte" – "openen" te gaan laden in de schermen. Van daaruit heeft u ook de mogelijkheid om over te gaan tot de ondertekeningsprocedure.

$images\faq_gem_waitsign.gif$

Waar kan ik terecht voor bijkomende hulp i.v.m. Intervat en het elektronisch indienen?

Indien u hulp nodig heeft m.b.t. de elektronische indiening van de btw-documenten kan u tijdens het invullen steeds de help-functie raadplegen. Deze vindt u terug onder de knop $images\help.gif$ op de linkerzijde van uw scherm.

Ook in deze FAQ-rubriek kan u antwoorden vinden op vele vragen m.b.t. het invullen en indienen van de verschillende types btw-documenten.

Vragen waarvan u het antwoord niet terugvindt in deze rubriek, kan u steeds per mail richten aan info.intervat@minfin.fed.be.

Voor wat betreft btw-technische aspecten, neemt u contact met het btw-controlekantoor waaronder u ressorteert.